Ebben a cikkben Szántai Tibor, az Innonic (illetve emellett CodersRank) CMO-jának tippjeit olvashatjátok három különböző kategóriában, amik a következőek:
- Általános tippek a távmunkához
- Tippek a hatékony online meetingekhez
- Gyakorlati tippek a CodersRank csapatától
Általános tippek a távmunkához
1. Alakítsd ki a megfelelő munkakörnyezetet!
Gondold át, mi az ami a hatékony munkavégzéshez szükséges nálad, és alakítsd ahhoz a környezeted. Pl.: kényelmes szék, megfelelő internet, 2 monitor, nyomtató, fejhallgató meetinghez, stb. Emellett fontos, hogy próbáld ezt a környezetet rendben tartani, és elszeparálni a lakás többi részétől. Tök kényelmes lehet ágyban fekve, notebookról dolgozni, csak nem biztos, hogy hatékony is.2. Különítsd el a munkát a magánélettől!
Otthon nagyon sok a zavaró tényező, ezeket próbáld meg ignorálni. Ne mosogass, teregess, stb. Próbáld meg “munka módba” kapcsolni az agyad. Az egyéb tennivalókat megcsinálod, amikor “hazaértél”. Hasznos, ha többet vagy pomodoro módban. Az irodában sem megy a Netflix meló közben. 🙂3. Napi rutin
Segít, ha fenntartod a normál működés illúzióját. Reggel készülődj el úgy, ahogy máskor is szoktál. Ne pizsamában ülj egész nap.4. Szabályok a családdal
Az egyik legnehezebb feladat, de drasztikusan növeli a hatékonyságod, ha leültök és átbeszélitek a pároddal, családdal a helyzetet. Most nem szabadságon vagy, és ők se úgy kezeljék, hogy mostantól bármikor elérhető vagy. Hangoljátok össze a napi tennivalókat, időszakokat. Hozhattok szabályokat is, pl:- 9-11 között ne zavarjatok,
- ha fejhallgató van a fejemen, ne zavarjatok
- ha az ajtó zárva, dolgozom, stb.
5. Napi tervezés
A napi terv készítése kiemelt fontosságú otthoni munkavégzés alatt. Nyugodtan beleveheted az otthoni tennivalókat is ha attól jobban érzed magad, de nagyon fontos, mit hogyan priorizálsz.6. Napi standup meetingek / check-in
A saját napi terved beszéld át a csapattal. Jó megoldás erre egy gyors, pár perces napi standup, ami otthonról is abszolút kivitelezhető. Legyen gyors, lényegretörő. Mik a tegnapi eredmények, mi a mai tennivaló, van-e olyan pont, amiben elakadtál, kész is. 🙂7. Kommunikálj többet, hatékonyabban!
- Email, telefon, chat – gondold át, hogy jelen helyzetben melyik számodra a leghasznosabb. Otthoni munkavégzés során sokkal többet fogsz írni, mint szóban kommunikálni.
- Meetingek – ezek számát próbáld meg csökkenteni, és csak akkor írj ki csoportos meetinget, ha azt feltétlenül muszáj.
8. “Elérhető vagyok” idősáv kommunikálása
Ne csak a családdal, a munkatársakkal is egyeztesd le, hogy mikor vagy elérhető, és mikor nem. Ezeket vezetheted naptárban is, hogy a többiek is lássák. Vagy csak simán írd be a csapat Slack csatornájába, ha egyéb tennivalód akadt. Egyre több a kisgyerekes szülő, akik általában esti műszakot tolnak, de cserébe lehet, hogy a nappali órákban nem sokat hallasz felőlük.9. Ne vállald túl magad!
Légy tisztában a korlátaiddal! Az otthoni munkavégzés mindenkit kihívások elé állít, ezért olyan határidőket szabj magadnak és társaidnak, ami szerinted tartható és reális. Lehet, hogy napi 12 órát dolgozol otthon, de mások, kívülről nézve sajnos csak az eredményeket látják. És ha nem vagy produktív, akkor a túlzásba vitt munka inkább árt hosszútávon, mint használ. Fontos: okosabban dolgozz, ne keményebben!10. Találd meg a produktívabb idősávokat!
Ha reggel vagy produktívabb, mert kivet magából az ágy, tedd a fontos tennivalókat erre az időszakra. Ha éjjeli bagoly vagy, akkor oda. Ezeket egyeztesd le a munkatársakkal is.11. Tarts szüneteket, figyelj az egészségedre!
Időként tarts szünetet, menj le sétálni picit, mozogj. Ilyenkor is ügyelj az egészségedre, igyál sokat napközben!Tippek a hatékony remote meetingekhez
1. Infrastruktúra
Gondoskodj arról, hogy minden eszközöd adott ahhoz, hogy hatékonyan meetingelj! A meeting első pár perce ne azzal menjen el, hogy a hangot, képet tesztelitek. A sok résztvevős megbeszélések növelhetik a sávszélességet, legyen stabil neted! Legyen minden előre bekapcsolva, mielőtt bemész a meeting szobába.2. Megfelelő környezet
Válassz olyan helyet, ahol hatékonyan tudsz beszélni, például a lakás egy csendesebb pontját. Lehetőleg ne ülj ablak elé / lámpa mellé, mert nem fogsz rendesen látszani másoknak. Tarts megfelelő távolságot a kamerától, ne túl messze, de ne is túl közel.3. Videó
Lehetőség szerint mindenkinek legyen bekapcsolva a kamerája. Ha Te szervezed a meetinget, akkor ezt próbáld meg kierőszakolni a résztvevőktől. Ez oda-vissza kulcsfontosságú, hogy lássátok egymás gesztusait, testbeszédét.4. Fejhallgató használata
Apróságnak tűnhet, de sokat jelent és nemcsak neked, a többiknek is hasznos lesz. Egyrészt megszűri a külvilág zaját, és sokkal jobban érted majd, mások mit mondanak. Másrészt vélhetően a többiek is jobban hallanak majd.5. Külső zajok / walky-talky mód
Nehéz ráállni, de ha volt kiskorodban walky-talkyd, akkor itt az ideje feleleveníteni a használatát. Mindig legyél némítva, és akkor oldd fel a némítást, ha mondanivalód van. Ez különösen fontos akkor, ha esetleg egy légtérben ültök, mert a Hangouts például gerjedni fog, illetve vissza fogod hallani magad, ami zavaró.6. Időben érkezz
Triviális minden meetingnél, de remote esetén még nagyobb súlya van. Sőt, próbálj pár perccel hamarabb érkezni, így az elejére jut majd idő egy kis small talkra.7. Időben kezdjetek
Szintén triviális normál meetingeknél is, de itt is különösen fontos, ne várjatok arra aki késik.8. Facilitátor
Mindig legyen a meetingnek egy facilitátora, aki legtöbbször a meeting szervezője. Ő vezeti a meetinget, tisztázza a célokat, segíti az előrehaladást, stb. Szerepe nagyon fontos. Ha Te vagy az, nyugodtan legyél határozott, még ha kicsit távol is áll tőled a határozott fellépés.9. Rövid icebreaker az elejére / sztorizgatás limitálása
Pár percet érdemes kisebb small talk-al kezdeni, hogy megteremtsétek a személyesség illúzióját. Ugyanakkor törekedjetek arra, hogy minimalizáljátok a sztorizgatást meeting alatt.10. Döntések másként / mellőzd a némaságot
Sokat gyorsít a meetingeken, ha egyes döntéseknél leredukáljátok a szavazást A/B opcióra, Igen/Nem döntésekre. Szintén nagyon hasznos, ha gyakran elhangzik menet közben a “Van valakinek kérdése?” “Mehetünk tovább?” kérdés. Ilyenkor pedig ahelyett, hogy mindenki hallgat hosszú másodpercekig, mindenki egyből rávágja a válaszát. A kérdést is fontos, hogy jól válaszd meg. Például egy 13 fős beszélgetésnél ahelyett, hogy chatben kezditek el írni, hogy A vagy B opcióra szavaztok, és eltelik egy csomó idő ezzel, inkább kérdezz rá, hogy van aki a B-re szavaz? Így például ha egyetértés van, nem kell felesleges köröket futni.11. Személyek megnevezése / valós idejű visszajelzések
Annak érdekében, hogy ne vágjatok egymás szavába, a meeting vezetője kérdezzen rá direktben emberekre. Nagyon hasznos döntések előtt megkérdezni egyesével, ki mit gondol – ahelyett, hogy egymás szavába vágva próbálnátok érvényesülni.12. Jegyzetek előre
Minimalizálhatjátok a meeting hosszát, ha előre kikülditek az átbeszélendő anyagokat.13. Jegyzetek közben
A meetingről készüljön jegyzet, ami tartalmazza a legfontosabb konklúziókat, feladatokat. Erre olyan megoldást használjatok, amit egyidejűleg akár több ember is tud szerkeszteni (Miro, Gdocs, Notion, stb.). Legyen meghatározva, ki jegyzetel, ami akár lehet körforgóban is, ha rendszeres meetingetek van. Legjobb ha jegyzet váza már előre elkészül, és igazodik az átbeszélendő pontokhoz.14.Képernyő megosztása
Gyakran segíti a mondanivalód, ha megosztod a képernyőd. De ha így teszel, a megosztandó képernyő legyen előre bekészítve külön lapfülekre.15. Ne zavard a meetinget, koncentrálj
Ahogy élőben sem szokás csak úgy felállni, és kimenni, ugyanezt online se tedd meg. Nagyon elvonja a figyelmet, ha menet közben valaki elmegy a géptől, vagy elkezd hangosan gépelni, enni, stb.16. Ne félj beleállni a kemény vitákba
Attól, hogy online meetingeltek, még nem kell mindennel egyetérteni. Nyugodtan vitassátok meg az érveiteket.17. Gyakoroljatok, adjatok visszajelzést
Az online meeting nem egyszerű, adjatok időt magatoknak. Segít ha visszajeleztek, átbeszélitek, mit lehetett volna másként csinálni.Gyakorlati tippek a CodersRank csapatától
1. Napi meeting struktúra kialakítása
Érdemes napindítóval kezdeni a napi munkát. Fejlesztői oldalról ez már nálunk bevált, maximum 30 perc alatt az egész csapat át tudja beszélni az aktualitásokat.2. Meeting meghívóba részletek beírása – például L10:
* Who is leading the meeting? * What is the goal of the meeting? * Where are the meeting notes for the meeting? * How to prepare for the meeting? * Agenda3. Státuszriportok
A heti scorecard mellett minden csapatrészünk (product, tech, business, marketing) heti vagy 2 heti szinten küld egy összefoglalót arról, hogy milyen eredményeket értek el, illetve mik a terveik a jövőre nézve. Ez a teljes listára kimegy.4. Meetingek tömbösítése
Mivel otthon alapból több minden kizökkenthet, így érdemes tömbösíteni a meetingeket, amit könnyebb a családdal is egyeztetni. Emellett javasolt egy közös idősáv meghatározása, amikor mindenki elérhető, pl: 10-14 között, igazodva az időzónákhoz.5. Ajánlott szoftverek
- Meetinghez
- Hangouts – https://meet.google.com/_meet
- Zoom – https://zoom.us/
- Retrospektívhez – https://www.teamretro.com/
- Daily standup – https://statushero.com/
- Csapatépítőre – https://remo.co/